Checklist de transition — Changement d'administrateurs

Utilisez cette checklist lors du transfert de responsabilités entre administrateurs sortants et entrants.

1. Documents légaux

• Déclaration de copropriété (original ou copie certifiée)
• Modifications et amendements à la déclaration
• Règlements de l'immeuble
• Résolutions adoptées (registre complet)
• Certificat d'immatriculation du syndicat (REQ)

2. Documents financiers

• États financiers des 3 dernières années
• Budget en vigueur
• Étude du fonds de prévoyance
• Relevés bancaires récents
• Liste des comptes payables et recevables
• Rapports de taxes (TPS/TVQ si applicable)
• Informations du comptable / vérificateur

3. Accès et comptes

• Accès aux comptes bancaires (signataires à mettre à jour)
• Accès au logiciel de gestion (identifiants)
• Accès au courriel du syndicat
• Codes d'accès à l'immeuble (clés, codes, interphones)
• Mots de passe des systèmes (alarme, caméras, etc.)
• Accès au site web / portail copropriétaires

4. Assurances

• Police d'assurance du syndicat (copie)
• Coordonnées du courtier d'assurance
• Date de renouvellement
• Montant de la franchise
• État du fonds d'autoassurance
• Historique des réclamations

5. Contrats et fournisseurs

• Liste des fournisseurs actifs avec coordonnées
• Contrats en cours (entretien, déneigement, ménage, etc.)
• Dates d'échéance des contrats
• Garanties et warranties en vigueur
• Contrats de service (ascenseur, gicleurs, etc.)

6. Entretien et immeuble

• Carnet d'entretien
• Plans de l'immeuble
• Historique des travaux majeurs
• Calendrier d'entretien préventif
• Rapports d'inspection
• Liste des équipements et leur localisation

7. Gouvernance et suivi

• Procès-verbaux des 3 dernières années (assemblées + CA)
• Liste des décisions en cours avec responsables
• Dossiers litigieux en cours
• Correspondance importante récente
• Liste des copropriétaires avec coordonnées
• Calendrier des échéances à venir

Signatures de transfert